Erfahrungen bei der elektronischen Offenlegung von Jahresabschlüssen

Mit der Einführung des EHUG (Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister) sind Jahresabschlüsse ab dem 01.01.2007 in elektronischer Form zu veröffentlichen. Betroffen hiervon sind alle Jahresabschlüsse für nach dem 01.01.2006 beginnende Wirtschaftsjahre (d.h. i.d.R. Abschlüsse zum 31.12.2007 und später). Die bisherige eher sporadische und durchaus lückenhafte Kontrolle der Amtsgerichte, ob denn der Offenlegungsverpflichtung nachgekommen wurde, ist jetzt einer lückenlosen Kontrolle durch den eBanz (elektronischer Bundesanzeiger) gewichen. So wurden im Laufe des Jahres 2008 – allerdings teilweise stark Zeit versetzt – eine Vielzahl der zur Offenlegung verpflichteten Unternehmen nach Verstreichung der Einreichungsfrist von 12 Monaten unter Androhung eines Ordnungsgeldverfahrens aufgefordert, ihre Jahresabschlüsse ab 31.12.2006 zu veröffentlichen. Bis Mitte November 2008 sind bereits rd. 900.000 Jahres- und Konzerabschlüsse im eBanz elektronisch veröffentlicht worden. Es ist zu erwarten, dass im Laufe der nächsten Monate auch die letzten Unternehmen, die bisher noch nicht veröffentlicht haben, hierzu aufgefordert werden.

Der eBanz prüft darüber hinaus zwar die Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen, nicht aber deren Richtigkeit. Die Geschäftsführer bleiben für den Umfang und den richtigen Inhalt der veröffentlichten Jahresabschlüsse verantwortlich. Wie bei jeder EDV-Anwendung können sich auch hier Fehler bei der Veröffentlichung einschleichen, sei es bei der Konvertierung des Jahresabschlusses in das Format der Einreichung oder bei der Einstellung in dem eBanz selbst.

Es scheint sich zu bewahrheiten, dass die veröffentlichten Jahresabschlüsse vielfach auch von Konkurrenten eingesehen und ausgewertet werden. Vor diesem Hintergrund ist es in jedem Fall zu empfehlen, die gegebenen größenabhängigen Erleichterungen bei der Veröffentlichung (unabhängig von der Inanspruchnahme bei der Aufstellung des Jahresabschlusses) neu auszuüben (beispielsweise verkürzte Bilanz bei mittelgroßen und kleinen Gesellschaften, Weglassen der Gewinn- und Verlustrechnung einschließlich der diesbezüglichen Abgaben im Anhang bei kleinen Gesellschaften etc.).

Neben der elektronischen Einreichung (Formate in MS-Word, MS-Excel, PDF, RTF oder XML möglich) ist bis zum 31.12.2009 auch die Einreichung in Papierform beim eBanz möglich.

Praxistipp

Es empfiehlt sich dringend, die veröffentlichte Version des Jahresabschlusses nach der Einstellung in dem eBanz aufzurufen und kritisch zu überprüfen, um dann eventuell Korrekturen oder Ergänzungen zu veranlassen.

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