1. Planung eines IT-Outsourcing-Projekts

Die Einführung neuer Software und IT-Infrastruktur stellt Unternehmen vor Herausforderungen, die in der Regel nur im Rahmen eines IT-Projekts zu bewältigen sind. Dies gilt auch für die dauerhafte oder endgültige Auslagerung. Ein relativ einfacher Fall ist die Ablösung einer im Unternehmen installierten Software durch eine einzelne Standardanwendung, die künftig von einem externen IT-Dienstleister betrieben und über das Internet gegen eine nutzungsabhängige Gebühr zur Verfügung gestellt wird. Auch sie muss eingeführt und in der Regel an die Anwendungslandschaft im Unternehmen des Auftraggebers angepasst werden. Anspruchsvoller ist die Einführung von neuen Anwendungsdiensten oder umfassenden IT-Lösungen. Deren Auslagerung kann sehr komplex werden, wenn der IT-Dienstleister mit individuellen Lösungskonzeptionen oder der Weiterentwicklung vorhandener Anwendungslandschaften beauftragt werden soll.

Nicht selten laufen IT-Outsourcing-Projekte aus dem Ruder oder scheitern sogar komplett. In einer Studie von 2013 kommt das Marktforschungsinstitut Forrester zu dem Ergebnis, dass lediglich 40 % aller internen IT-Projekte die geplanten Ziele erreichen: Die gestellten Anforderungen werden in den meisten Fällen nicht erfüllt, es treten Performance-Probleme auf, die Kosten übersteigen die einer Inhouse-Lösung, die erhoffte Innovation bleibt aus oder die vom Dienstleister angebotene Softwarelösung erweist sich im Betrieb schlimmstenfalls als ungeeignet.

Deshalb gilt: "Planung ist das halbe Leben". Probleme resultieren vielfach daraus, dass grundsätzliche Annahmen zu Beginn des Projekts unzutreffend waren. Um dies zu vermeiden, ist in der Planungsphase zunächst eine Ist-Analyse der bestehenden Systemlandschaft vorzunehmen ("interne Due Diligence"). Hierbei geht es insbesondere um die Frage, welche Leistungen intern erbracht werden und in welcher Qualität dies geschieht. Technische Risiken und vorhandene Ressourcen sind zu analysieren und zu bewerten. In rechtlicher Hinsicht sind vorhandene Softwarelizenzen, deren Übertragbarkeit, die Ablösbarkeit bestehender Verträge und die Abschreibungsdauer der  Hard- und Software zu prüfen. Hinzu treten können branchenspezifische gesetzliche Anforderungen, die ein IT-Dienstleister zu beachten hätte.

Auf Grundlage dieser Analyse ist zu entscheiden, ob das Projekt mit intern vorhandenen Ressourcen durchgeführt werden soll oder ob eine dauerhafte Übertragung an einen IT-Dienstleister günstiger ist ("make or buy-Entscheidung"). Ist die Entscheidung gefallen, die Funktion dauerhaft durch einen Dienstleister erbringen zu lassen, muss auf Grundlage der Ist-Analyse die Soll-Beschaffenheit der IT-Lösung in einem sogenannten Blueprint beschrieben werden. Dieses enthält die Definition der technischen und organisatorischen Anforderungen der Fachabteilungen an die Hard- und Software, die eingeführt werden soll.

Den in Frage kommenden IT-Dienstleistern wird dieses Blueprint zur Angebotsabgabe vorgelegt. Dies kann gegebenenfalls im Wege einer Ausschreibung auf Grundlage der Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) geschehen. Dabei ist auch an eine Geheimhaltungsvereinbarung zu denken, um Geschäftsgeheimnisse und Know-how zu schützen. Bei der Vorauswahl eines IT-Dienstleisters bietet es sich an, eine Absichtserklärung (Letter of Intent) abzuschließen, um die Auswertung des Angebots und die Verhandlung des IT-Outsourcing-Vertrags abzusichern.

Praxistipp

Ziele oder grundsätzliche Anforderungen an eine IT-Lösung sollten mit dem IT-Dienstleister ausführlich
besprochen werden. Dazu gehören die beabsichtigte Nutzung, die technische Umgebung beim Auftraggeber und beispielsweise eine Senkung des Personalaufwands. Als Vertragszweck können diese Ziele auch in den IT-Outsourcing-Vertrag übernommen werden.

Kontakt für weitere Infos

Olaf Gelhausen
Dr. Stephan Bauer, LL.M.
Dr. Frank Bongers
Gerrit Dahle
Dr. Karsten Krupna

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