2. IT-Outsourcing-Vertrag

Das größte Problem des Auftraggebers ist es, sich langfristig organisatorisch an den IT-Partner binden zu müssen. Eine Outsourcing-Entscheidung ist nicht kurzfristig revisibel. Je umfangreicher die Auslagerung, desto schwieriger ist der Wechsel zu einem anderen Dienstleister oder die Wiedereingliederung der Soft- oder Hardware in das eigene Unternehmen. Zudem kann es − wie bei anderen IT-Projekten − im Rahmen einer komplexen Einführung schnell zu unerwarteten Kostensteigerungen, Projektverzögerungen und einer starken Belastung eigener Ressourcen kommen. Dabei steigt die Abhängigkeit von der Kooperationsbereitschaft des IT-Dienstleisters, je weiter fortgeschritten die Einführung ist.

Aus Sicht eines Juristen nicht verwunderlich ist insoweit die Feststellung, dass die wichtigste und beste Grundlage für ein erfolgreiches IT-Outsourcing-Projekt ein sorgfältig gestalteter, sachgerechter Vertrag ist. Dieser hat folgende wichtige Bestandteile:

  • Definition der zu erbringenden Leistungsmerkmale oder Funktionalitäten
  • Implementierung, Überleitung auf den IT-Dienstleister
  • Projektorganisation, Verantwortlichkeiten, Maßnahmen zur Durchführung
  • Datenschutz, Sicherheitskonzept
  • Change Request-Verfahren
  • Vertragsbeendigung, Rückübertragung oder Übertragung auf einen Dritten (Exit-Management)

Die sorgfältige Ausarbeitung eines Outsourcing-Vertrags ist umso wichtiger, als das Gesetz keinen derartigen Vertragstyp kennt. Er kann nach deutschem Recht als Dienst-, Miet- oder Werkvertrag einzuordnen sein oder entsprechende Elemente enthalten. Das hat Folgen nicht nur für die Frage der Mängelgewährleistung, sondern auch dafür, ob eine Abnahme von Leistungsergebnissen erforderlich ist. Der Auftraggeber muss daher zunächst entscheiden, welcher Vertragstyp grundsätzlich gelten, insbesondere also, ob ein konkreter Erfolg geschuldet werden soll.

Vorsicht ist geboten, wenn der IT-Dienstleister seine vorformulierten Vertragsentwürfe und seine allgemeinen Geschäftsbedingungen verwenden möchte. Häufig passen solche Vertragsbedingungen oder Musterverträge nicht zu den Leistungen, die erbracht werden sollen, und verlagern Projektrisiken einseitig auf den Auftraggeber. Das gleiche gilt, wenn Leistungsbeschreibungen des IT-Dienstleisters in den Vertrag einbezogen werden oder auf das von ihm erstellte Angebot verwiesen wird.

Wenig Beachtung finden in der Praxis Mitwirkungspflichten und Beistellleistungen der Vertragspartner. Ohne sie kann es aber leicht dazu kommen, dass der IT-Dienstleister wegen unterbliebener Mitwirkung des Auftraggebers, beispielsweise fehlender Datenaufbereitung in der Migration, längeren Onboardings einzelner Geschäftsbereiche, ungenügender Bereitstellung von Ressourcen oder paralleler Projekte, seinen Auftraggeber in Verzug setzt und diesem jegliche Schuld für entstehenden Mehraufwand oder Verzögerungen zuschiebt.

Zugleich sollte der Vertrag Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten bestimmen, z. B. für eine leistungsfähige Internetanbindung. Nur so kann der Vertrag auch Grundlage für ein Vertragsmanagement des Auftraggebers sein, durch das unterlassene, nicht genügende oder nicht zeitgerechte Leistungserbringung und das Vorliegen entsprechender Erfüllungs- oder Gewährleistungsansprüche identifiziert und eingefordert werden können.

Der IT-Outsourcing-Vertrag bildet das Regelwerk für die gemeinsame Projektarbeit. Durch den Vertrag sollten daher ein Projektleiter oder technischer Ansprechpartner, ein Lenkungsgremium sowie ein Eskalationsverfahren im Falle von Streitigkeiten bestimmt werden. Durch entsprechende Verfahrensregelungen können Frustrationen vermieden und Probleme bei der Umsetzung geklärt werden. Im Idealfall legt der IT-Outsourcing-Vertrag die Grundlage für eine dauerhafte, meist langjährige Zusammenarbeit. Dennoch sollte auch ein abgeschlossener Vertrag hin und wieder daraufhin geprüft werden, ob nachträgliche Vereinbarungen erforderlich sind, die den Vertrag an geänderte Anforderungen anpassen.

Praxistipp

Der Vertrag ist das Regelwerk für die Projektarbeit, das mit Leben gefüllt werden muss. Es gehört zum Projektmanagement des Auftraggebers, eine vollständige Vertragsdokumentation zu erstellen und diese den projektverantwortlichen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Im Vertrag vorgesehene Projektgremien müssen tatsächlich eingerichtet werden, und, wenn sie einmal eingerichtet sind, wie im Vertrag vorgesehen agieren, tagen und entscheiden. Intern müssen die Vorgaben umgesetzt werden, indem verantwortliche Personen festgelegt werden, die insbesondere kontrollieren müssen, ob Qualitäts- und Zeitvorgaben eingehalten werden.

Kontakt für weitere Infos

Olaf Gelhausen
Dr. Stephan Bauer, LL.M.
Dr. Frank Bongers
Gerrit Dahle
Dr. Karsten Krupna

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