4. Implementierung und Leistungsübernahme

In der Implementierungsphase eines IT-Projekts erfolgt die eigentliche Umsetzung der IT-Lösung in die Systemlandschaft des Auftraggebers. Es handelt sich um eine kritische Phase des Projekts, die wesentlich über dessen Erfolg entscheidet und regelmäßig einen klaren Maßnahmenplan erfordert. In der Implementierungsphase fallen insbesondere folgende Tasks an:

  • Bereitstellung der Systemarchitektur
  • Einrichtung von Schnittstellen
  • Customizing
  • Tests
  • Vorbereitung der Überleitung

Bei der Vertragsgestaltung sind im Hinblick auf die Implementierung zunächst die in dieser Projektphase anfallenden wesentlichen Tasks zu beschreiben. Dabei ist zu prüfen, welche Tasks im konkreten Projekt kritisch sind und welche Detailtiefe der Regelungen sachgerecht ist. Für diese Tasks sind Verantwortlichkeiten und Mitwirkungspflichten der Vertragsparteien zu regeln. Je nach Komplexität der einzelnen Tasks sind Regelungen zur Projektorganisation und zur Personalausstattung zu treffen. Insbesondere können konkrete Ansprechpartner, Vertretungsregelungen und Workflows vereinbart werden.

Anhand von Meilensteinen können Termine verbindlich geregelt werden. Dafür sind Regelungen zur Leistungsübernahme sowie Testszenarien zu definieren, mit denen Meilensteine als erfüllt gelten. Für Fälle von Leistungsverzögerungen ist ein Eskalationsmanagement zu vereinbaren und gegebenenfalls eine Vertragsstrafenregelung zu treffen. Um unkalkulierbare Kostensteigerungen zu vermeiden, sind Regelungen über die Kosten der einzelnen Implementierungsdienstleistungen zu treffen.

Die Implementierung endet − nach möglichem Parallel- und Probebetrieb − mit der Überleitung auf den Echtbetrieb, also der Leistungsübernahme durch den IT-Dienstleister. Sie erfordert auch die Übergabe einer Dokumentation (Handbücher und Schulungsunterlagen) sowie eine Schulung von Mitarbeitern.

Praxistipp

Im IT-Outsourcing-Vertrag ist verbindlich zu regeln, welche Tasks in der Implementierungsphase anfallen, wer die Verantwortung für die einzelnen Tasks trägt, welche Kosten dafür anfallen und welche Termine einzuhalten sind. Diese sind durch Meilensteinregelungen zu sichern. Fehlt es an solchen verbindlichen Regelungen, sind eigene Ansprüche im Falle einer Projektverzögerung oft kaum durchsetzbar und Mehrkosten können nur schwer abgewehrt werden.

Kontakt für weitere Infos

Olaf Gelhausen
Dr. Stephan Bauer, LL.M.
Dr. Frank Bongers
Gerrit Dahle
Dr. Karsten Krupna

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