7. Change Request-Verfahren

Je komplexer ein IT-Outsourcing-Projekt ist und je länger es dauert, desto eher zeigt sich, dass die ursprünglichen Leistungsvereinbarungen ohne Änderungen nicht mehr umgesetzt werden können. Die Ursachen hierfür sind mannigfaltig und können sowohl auf Seiten des Auftraggebers als auch auf Seiten des IT-Diensleisters entstehen. Typische Ursachen sind beispielsweise:

  • technische Weiterentwicklungen
  • gesetzliche Ändeungen
  • Lernprozesse de Vertragspartner im Laufe de Zusammenarbeit
  • Änderungen im Betrieb des Auftraggebers
  • geänderte Strategien des Auftraggebers

Trotz der fast in jedem IT-Projekt notwendigen Änderungen widmen sich die Vertragsparteien diesem Thema bei der Vertragsgestaltung meist nur unzureichend. Dies verwundert deshalb, weil der IT-Dienstleister ohne eine gesonderte vertragliche Verpflichtung nicht verpflichtet ist, "echte" Changes außerhalb des ursprünglich verinbarten Leistungsumfangs zu erbringen. Lediglich bei typischen und regelmßig unvermeidbaren Änderungen wird sich der IT-Diensleister einem Änderungsverlangen nur schwer widersetzen können

Um diesbezüglich Rechtssicherzeit zu erlangen, sind vertragliche Regelungen erforderlich, die in einem möglichst formalisierten Weg einem Änderungsverlangen Rechnung tragen. Bei der vertraglichen Gestaltung muss beachtet werden, dass jedes Änderungsverlangen zusätzlichen Aufwand, vor allem hinsichtlich einer individuellen Prüfung und Realisierbarkeit, für den IT-Diensleister darstellt. Darüber hinaus müssen zusätzliche Auswirkungen auf das IT-Outsourcing-Projekt, wie zeitliche Verzögerungen oder zusätzliche Kosten, berücksichtigt werden. Da bereits die Prüfung meist nicht unerhebliche personelle Ressourcen des IT-Diensleisters beansprucht, empfiehlt es sich allerdings, Change Requests restriktiv zu handhaben. So sollte bereits der Auftraggeber verpflichtet werden, die Notwendigkeit eines Change Requests sorgfältig zu prüfen und mehrere Change Requests zu priorisieren.

Praxistipp

Obwohl jede Vertragsgestaltung eine individuelle Abstimmung erfordert, sollten zumindest zu den folgenden Punkten Regelungen getroffen werden:

  • Zuständigkeit und Form eines Änderungsverlangens
  • Definition eines Change Requests
  • Leistungen bis zur Einigung über den Change Request
  • Prüfung des Change Requests durch den IT-Dienstleister
  • Abstimmung zur Durchführung oder Ablehnung eines Changes
  • Konfliktmanagement / Eskalationsverfahren.

Kontakt für weitere Infos

Olaf Gelhausen
Dr. Stephan Bauer, LL.M.
Dr. Frank Bongers
Gerrit Dahle
Dr. Karsten Krupna