Esche Schümann Commichau

Neue Berichtspflichten für Unternehmen

Hintergrund
Der Deutsche Bundestag hat am 09.03.2017 das Gesetz zur Stärkung der nichtfinanziellen Berichterstattung der Unternehmen in ihren Lage- und Konzernlageberichten (CSRRichtlinie- Umsetzungsgesetz) beschlossen. Dieses Gesetz wurde am 31.03.2017 vom Bundestag gebilligt. Nach diesem Gesetz sollen bestimmte Unternehmen künftig nichtfinanziellen Berichtspflichten zu Umwelt-, Arbeitnehmer- und Sozialbelangen, zur Achtung der Menschenrechte und zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung unterliegen.

Am 11.01.2017 hat das Bundeskabinett den Regierungsentwurf eines Gesetzes zur Förderung der Transparenz von Entgeltstrukturen (Entgelttransparenzgesetz) beschlossen. Dieses Gesetz soll den bestehenden Rechtsrahmen für eine umfassende Durchsetzung von Entgeltgleichheit im Sinne von „gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ von Frauen und Männern verbessern.

Betroffene Unternehmen
Bislang sind alle großen Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkten Personenhandelsgesellschaften verpflichtet, nicht finanzielle Leistungsindikatoren im Lagebericht zu nennen. Künftig haben

  • kapitalmarktorientierte Unternehmen, 
  • Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften, die groß i. S. d. § 267 Abs. 3 HGB sind, und
  • mehr als 500 Arbeitnehmer beschäftigen die Angabepflichten der Corporate-Social-Responsibility-Richtlinie (CSR-Richtlinie) zu erfüllen.

Einen Entgeltbericht müssen Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigte, die zur Aufstellung eines Lageberichts verpflichtet sind, erstellen.

Inhalt der Berichterstattung

CSR-Richtlinie
Die CSR-Richtlinie sieht vor, dass das Geschäftsmodell des Unternehmens einschließlich der Risiken mit Auswirkung auf die nichtfinanziellen Aspekte kurz zu beschreiben sind. Darüber hinaus sind zumindest zu den nichtfinanziellen Aspekten Umwelt-, Arbeitnehmer- und Sozialbelangen, Achtung der Menschenrecht sowie Bekämpfung von Korruption und Bestechung jeweils sechs Angaben zu machen.

Verlangt wird eine Beschreibung 

  • der verfolgten Konzepte (einschließlich der angewandten Due-Diligence-Prozesse), 
  • der Ergebnisse der verfolgten Konzepte, 
  • der wesentlichen mit der eigenen Geschäftstätigkeit verbundenen Risiken, die sehr wahrscheinlich schwerwiegende negative Auswirkungen auf die fünf genannten nichtfinanziellen Aspekte haben oder haben werden, sowie die Handhabung dieser Risiken,
  • der wesentlichen mit den Geschäftsbeziehungen sowie den eigenen Produkten und Dienstleistungen verknüpften Risiken, die sehr wahrscheinlich schwerwiegende negative Auswirkungen auf die genannten nichtfinanziellen Aspekte haben oder haben werden, sowie die Handhabung dieser Risiken, 
  • der bedeutsamsten nichtfinanziellen Leistungsindikatoren, die für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens von Bedeutung sind, sowie 
  • Hinweise auf die im Jahresabschluss ausgewiesenen Beträge und zusätzliche Erläuterungen dazu, soweit dies für das Verständnis erforderlich ist.

Eine Angabepflicht besteht allerdings nur, wenn die nichtfinanziellen Leistungsindikatoren für das Verständnis des Geschäftsverlaufs und der Lage des Unternehmens und zugleich für das Verständnis der Auswirkungen der Tätigkeiten des Unternehmens auf die nichtfinanziellen Leistungsindikatoren wesentlich sind. Ferner muss die Berichterstattung im Hinblick auf die Informationsgewinnung verhältnismäßig sein.

Grundsätzlich erfolgt die Berichterstattung nach dem „Comply or Explain“ Grundsatz, d. h. werden für nichtfinanzielle Aspekte keine Konzepte verfolgt, ist dies zu begründen.

Die CSR-Richtlinie hebt hervor, dass die berichtspflichtigen Unternehmen für die Erstellung einer nichtfinanziellen Erklärung nationale, europäische oder internationale Rahmenwerke nutzen können. Auch wenn keine Rahmenwerke im Gesetz vorgeschrieben werden, so wird der Deutsche Nachhaltigskeitskodex (DNK) in der Gesetzesbegründung ausdrücklich als Beispiel für ein solches Rahmenwerk genannt. Der DNK ist ein Vergleichsrahmen für Nachhaltigkeitsmanagement und wurde in Deutschland entwickelt. Der Rat für Nachhaltige Entwicklung – ein von der Bundesregierung berufenes Beratungsgremium – hat den DNK nach einem umfangreichen Stakeholderprozess im Jahr 2011 verabschiedet. Mittlerweile liegt die zweite, im Jahr 2014 überarbeitete Fassung des DNK vor. Inhaltlich ist der DNK in die Berichtskategorien Strategie, Prozessmanagement, Umwelt und Gesellschaft mit insgesamt 20 Kriterien gegliedert, die jeweils durch ein bis zwei nichtfinanzielle Leistungsindikatoren weitergehend erläutert bzw. quantifiziert werden. Diese Leistungsindikatoren wurden aus den umfassenden internationalen Berichtsrahmen der Global Reporting Initiative (GRI) sowie der European Federation of Financial Analysts Societies (EFFAS) ausgewählt. Eine vollständige Anwendung dieser Berichtsrahmen ist im Kontext einer DNK-Entsprechenserklärung nicht notwendig. Anwender entscheiden, ob sie GRI- oder EFFAS- Leistungsindikatoren für die qualifizierte Berichterstattung auswählen.

Entgelttransparenzgesetz
Das Entgelttransparenzgesetz sieht vor, dass ein Entgeltbericht erstellt wird. Ist das Unternehmen tarifgebunden muss eine Berichterstattung alle fünf Jahre, ansonsten alle drei Jahre erfolgen.

Der Entgeltbericht soll die Maßnahmen, die das Unternehmen zur Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern, insbesondere im Arbeitsalltag, ergriffen hat und die Wirkung dieser Maßnahmen erläutern.

Weiterhin sind getrennt davon die Maßnahmen aufzuführen, die der Einhaltung und Förderung von Entgeltgleichheit zwischen Frauen und Männern dienen. Auch hier gilt der „Comply or Explain“ Grundsatz, d. h. werden keine Maßnahmen ergriffen, ist dies zu begründen.

Eine weitere Abgabepflicht umfasst statistische Angaben, die nur für das letzte Kalenderjahr des Berichtszeitraums zu machen sind. In diesem Zusammenhang sind anzugeben:

  • die durchschnittliche Gesamtzahl der Beschäftigten, sowiedie durchschnittliche Zahl der Voll- und Teilzeitbeschäftigten, jeweils getrennt nach Frauen und Männern,
  • die Veränderung gegenüber den Angaben im Vergleich zum letzten Bericht.

In diese Zahlen einzubeziehen sind auch die Arbeitnehmer, die dem Unternehmen überlassen wurden und nicht beim Unternehmen als Arbeitnehmer angestellt sind. Somit weichen die anzugebenden Mitarbeiterzahlen von den handelsrechtlich zu nennenden Angaben ab.

Form und der Ort der Berichterstattung
Die Berichterstattung hinsichtlich der Angaben aus den Erfordernissen der CSR-Richtlinie kann entweder durch

  • eine nichtfinanzielle Erklärung innerhalb des Lageberichts erfolgen und zwar entweder durch Integration der nichtfinanziellen Aspekte an verschiedenen Stellen im Lagebericht oder in einem besonderen Abschnitt jeweils innerhalb des Lageberichts.
  • einen gesonderten nichtfinanziellen Bericht außerhalb des Lageberichts, der zusammen mit dem Lagebericht im Bundesanzeiger offenzulegen oder auf der Internetseites des Unternehmens zu veröffentlichen ist. Die Veröffentlichung auf der Internetseite hat spätestens vier Monate nach Abschlussstichtag zu erfolgen.

Der Entgeltbericht ist als Anlage zum Lagebericht beizufügen und mit diesem im Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Er ist nicht, wie die nichtfinanzielle Berichterstattung, Bestandteil des Lageberichts. Es reicht auch nicht aus, den Entgeltbericht wie die Erklärung zur Unternehmensführung oder die nichtfinanzielle Berichterstattung auf der Internetseite zu veröffentlichen.

Erstmalige Anwendung
Die CSR-Richtlinie ist erstmalig auf Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2016 beginnen, anzuwenden. Der Entgeltbericht ist erstmals im Jahr 2018 zu erstellen.