Anmeldung von Umwandlungsvorgängen zum Handelsregister: Nachreichen einer Schlussbilanz möglich

Die Schlussbilanz spielt bei Umwandlungsmaßnahmen eine nicht zu unterschätzende Rolle und ist nicht selten ein „Stressfaktor“: Da sie – jedenfalls bei Verschmelzungen und Spaltungen – Voraussetzung für die Eintragung im Handelsregister ist und diese Eintragung wiederum die Wirksamkeit der Umwandlungsmaßnahme selbst begründet, kann eine bei der Anmeldung nicht vorgelegte Schlussbilanz letztendlich zum Scheitern des gesamten Umwandlungsvorhabens führen.

Hinsichtlich der Schlussbilanz gilt nämlich: Der Bilanzstichtag darf höchstens acht Monate vor dem Datum der Handelsregisteranmeldung liegen. Da in der Praxis regelmäßig auf die Bilanz des Jahresabschlusses zum 31. Dezember zurückgegriffen wird, folgt daraus: Die Anmeldung der Umwandlungsmaßnahme zum Handelsregister muss spätestens acht Monate später – also am 31. August des Folgejahres – erfolgen. Was aber, wenn die Schlussbilanz zu diesem Zeitpunkt noch nicht vorliegt? Die strikte Frist von acht Monaten kann den betroffenen Rechtsträger durchaus in Bedrängnis bringen, insbesondere bei Verzögerungen bei der Erstellung oder Prüfung des Jahresabschlusses, auf dem die Schlussbilanz typischerweise beruht. Die Frage, ob die Schlussbilanz in solchen Fällen nachgereicht werden kann, wurde von den Gerichten aber bislang uneinheitlich beantwortet. Mit seinem Beschluss vom 18. März 2025 (Az. II ZB 1/24) hat der Bundesgerichtshof nun jedoch für – mehr – Klarheit gesorgt: Eine Nachreichung der Schlussbilanz ist möglich. Einzige Voraussetzung: Dies muss „zeitnah“ erfolgen.

Ausgangslage

§ 17 UmwG benennt die für die Anmeldung eines Umwandlungsvorgangs beim Handelsregister erforderlichen Anlagen, welche nach Abs. 2 unter anderem die Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers umfasst. Zwar muss sich aus den eingereichten Unterlagen zum Zeitpunkt der Anmeldung noch keine vollständige Entscheidungsreife hinsichtlich der Eintragungsfähigkeit der Umwandlungsmaßnahme ergeben. Fehlende Unterlagen können grundsätzlich nachgereicht werden – jedenfalls solche, die die Wirksamkeit des Umwandlungsvorgangs als solchen nicht berühren. Ob dies aber auch für Schlussbilanz gelten soll, war bislang umstritten. So hielten einige Gerichte ein späteres Einreichen der Schlussbilanz grundsätzlich für unzulässig, während andere Gerichte die Nachreichung zwar für möglich hielten – teils jedoch nur unter der Einschränkung, dass die Schlussbilanz zum Zeitpunkt der Anmeldung bereits erstellt gewesen sein müsse.

Aufgrund dieser uneinheitlichen Rechtslage war es aus Gründen der Rechtssicherheit bislang dringend anzuraten, die Schlussbilanz bereits mit der Anmeldung beim Handelsregister einzureichen. Alles andere gefährdet die Eintragung der Maßnahme und damit die meist mit ihr verfolgten, häufig primären steuerlichen Ziele.

Entscheidung des BGH

Diesem bisherigen „Flickenteppich“ divergierender gerichtlicher Auffassungen hat der BGH nun ein Ende gesetzt. In seinem Beschluss stellt er klar:

Eine Schlussbilanz muss zum Zeitpunkt der Handelsregisteranmeldung nicht zwingend vorliegen, sondern kann auch nachgereicht werden – vorausgesetzt, dies erfolgt zeitnah. Dieses Erfordernis sei, so der BGH, jedenfalls dann erfüllt, wenn die Nachreichung innerhalb einer vom Registergericht gesetzten, angemessenen Frist erfolgt. Dabei sei ein Zeitraum von einem Monat jedenfalls nicht zu beanstanden. Darüber hinaus betont der BGH: Diese Grundsätze gelten unabhängig davon, ob die nachgereichte Schlussbilanz im Zeitpunkt der Anmeldung bereits erstellt war oder nicht.

Zur Begründung verweist der BGH insbesondere auf den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz: Dieser gebiete die Zulässigkeit einer zeitnahen Nachreichung – selbst bei nachträglicher Erstellung der Schlussbilanz: Denn die Zulassung einer Nachreichung führt auf der einen Seite lediglich zu einer geringfügigen zeitlichen Verzögerung bei der registergerichtlichen Prüfung der Anmeldungsunterlagen. Demgegenüber hätte die Nichtzulassung der Nachreichung eine deutlich schwerwiegendere Konsequenz: Der Eintragungsantrag müsste endgültig zurückgewiesen werden. Würde aber dem Antragsteller keine Gelegenheit gegeben, einen lediglich formalen Mangel – das Fehlen der Schlussbilanz – durch zeitnahe Nachreichung zu beheben, sei dies mit dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz nicht in Einklang zu bringen.

Konsequenzen und Fazit

Die Entscheidung des Bundesgerichtshofs ist uneingeschränkt zu begrüßen. Sie schafft nicht nur eine einheitliche Entscheidungsgrundlage für die Registergerichte, sondern erhöht die Rechtssicherheit bei der praktischen Umsetzung von Umwandlungsvorgängen erheblich.

Für die an Umwandlungsmaßnahmen beteiligten Rechtsträger bedeutet dies: Die Anmeldung des Umwandlungsvorgangs muss weiterhin spätestens acht Monate nach dem Stichtag der Schlussbilanz beim Handelsregister erfolgen. Die Schlussbilanz muss zu diesem Zeitpunkt jedoch weder erstellt sein noch mit der Anmeldung eingereicht werden – eine zeitnahe Nachreichung ist nunmehr ausdrücklich zulässig.

Diese Klarstellung eröffnet einen nicht selten benötigten zeitlichen Handlungsspielraum, insbesondere bei der Erstellung oder Prüfung des Jahresabschlusses, auf dessen Grundlage die Schlussbilanz typischerweise beruht. Zugleich wird verhindert, dass Umwandlungsmaßnahmen allein an formellen Anforderungen scheitern, deren Erfüllung nur geringfügig verzögert erfolgt. Gleichwohl bleibt eine sorgfältige zeitliche Planung im Rahmen von Umwandlungsvorgängen unerlässlich – insbesondere im Hinblick auf die weiterhin strikt einzuhaltende Achtmonatsfrist zwischen Bilanzstichtag und Anmeldung.

Weiterführende Links: BGH, Beschluss v. 18.3.2025 - II ZB 1/24