Wer unterschreibt eigentlich den Jahresabschluss? Und warum?

Die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens tragen die Verantwortung für die Buchführung und die Aufstellung des Jahresabschlusses. Üblicherweise wird diese Verantwortung durch die Unterzeichnung des Jahresabschlusses dokumentiert (siehe u. a. § 245 HGB).

Wird nun ein Jahresabschluss nicht oder nicht von allen Geschäftsführern unterzeichnet, so stellt dies zwar einen formalen Fehler dar, bleibt jedoch aus handelsrechtlicher Sicht zunächst ohne unmittelbare Konsequenzen. Tatsächlich wurde ja ein Jahresabschluss aufgestellt. Dies gilt zumindest dann, wenn Art und Umfang auf einen Jahresabschluss hindeuten.

Eine fehlende oder unvollständige Unterzeichnung führt weder zur Nichtigkeit noch zur Unmöglichkeit der Feststellung. Auch ist es denkbar, dass eine Person den Jahresabschluss in ihrer Funktion als Geschäftsführer nicht unterzeichnet, diesen jedoch als Gesellschafter feststellt. In diesen Fällen – wie auch in anderen Fällen der Nichtunterzeichnung – liegt allerdings eine Ordnungswidrigkeit vor. Dies regelt die wenig bekannte Norm des § 334 Abs. 1 Buchstabe a HGB. In der Praxis wird dies jedoch kaum sanktioniert, da es in Deutschland bislang kein einheitliches Monitoring unterzeichneter Jahresabschlüsse gibt. Dies mag sich in Zeiten elektronischer Signaturen irgendwann einmal ändern.

Aber keine Regel ohne Ausnahme. Unterschriften sind beispielsweise dann entbehrlich, wenn ein Geschäftsführer vorübergehend an der Unterzeichnung gehindert ist, etwa krankheitsbedingt und somit nicht in der Lage ist, den Jahresabschluss zu unterzeichnen. 

Zudem gelten noch einige Besonderheiten für Fälle der Abschlussprüfung. Hier ist der Abschlussprüfer gehalten, sich von der Geschäftsführung eine ausdrückliche Bestätigung einzuholen, dass sie den ihr obliegenden Pflichten nachgekommen ist.